Depo sayımı nasıl yapılır? Adım adım, farkları netleştirerek

Yıl sonu yaklaşırken birçok depoda aynı hazırlık başlar: sayım listeleri basılır, ekipler belirlenir, mal kabul ve sevkiyat durdurulur. Sayım biter, sonuçlar sisteme girilir ve çoğu zaman ilk soru şu olur: “Bu farklar nereden çıktı?” Bu yazıda depo sayımını baştan sona nasıl planlayacağınızı, farkları nasıl netleştireceğinizi ve sayımı yıl sonuna sıkışmış bir iş olmaktan nasıl çıkaracağınızı anlatıyoruz.

Sayım neden tutmaz?

Sayım sonucunun kayıtlarla tutmamasının nedeni çoğu zaman sayımın kendisi değil, sayıma kadar geçen aylardır. Kaydedilmeden yapılan her hareket, sayım günü bir fark olarak karşınıza çıkar. Sayımın kendisi de hata üretebilir: Aynı raf iki kez sayılır ya da hiç sayılmaz, sayımcı listedeki beklenen miktarı görüp “tutuyor” diye geçer, bir ürün koli olarak sayılır ama adet olarak kaydedilir.

İyi bir sayım bu yüzden iki şeyi birden yapar: Hangi adresin sayıldığını kesin olarak bilir ve farkları, nedenini bulabileceğiniz kadar küçük bir alana indirir.

Sayım türleri

Her sayım bütün depoyu kapsamak zorunda değildir. Amaca göre dört tür sayım vardır:

Sayımdan önce: hazırlık

Sayımın kalitesi büyük ölçüde sayım gününden önce belirlenir:

• Bekleyen işleri kapatın. Kabul edilip yerleştirilmemiş ürünleri yerleştirin, hazırlanmış sevkiyatları gönderin ya da ayrı bir alana çekin. Yarım kalan her iş, sayımda bir farka dönüşür.
• Hareketi durdurun. Tam depo sayımında mal kabul ve sevkiyatı sayım boyunca durdurun; bölge sayımında sayılan bölgeden ürün alınmasın.
• Adresleri ve etiketleri kontrol edin. Her gözün okutulabilir bir adres etiketi olsun; eksik ya da yıpranmış etiketleri yeniden basın. Barkodu olmayan ürünleri etiketleyin.
• Ayrı tutulan ürünleri belirleyin. Hasarlı, iade ya da karantinadaki ürünler kendi adreslerinde olsun ki sağlam stokla karışmasın.
• Ekibi ve alanları paylaştırın. Her sayımcıya bir ambar ya da adres aralığı verin; iki kişinin aynı rafı saymasını ya da bir rafın sayılmadan kalmasını baştan önleyin.

Sayım günü adım adım

1. Birinci sayım Sayımcı her adresi okutur, adresteki ürünleri sayıp girer; beklenen miktarı görmez. Adres okutularak sayıldığı için hangi adresin sayıldığı kesin olarak bilinir.
2. Kontrol sayımı Eksik ya da fazla çıkan adresler kontrol sayımına gider ve ilk sayandan farklı bir sayımcıya atanabilir. Sayımcı bu kez hatanın ayrıntısını görerek nokta atışı sayar. Tutan adresler bir daha sayılmaz.
3. Fark sıfırlanana kadar Fark devam eden adresler için kontrol sayımı yeniden yapılır; bu, fark kalmayana kadar sürebilir. Gerektiğinde bir yönetici de sayar.
4. Karşılaştırma ve onay Sayılan, WMS ve ERP miktarları yan yana incelenir; farkların nedeni araştırılır, sonuç onaylanır ve adres stokları güncellenir.

Kör sayım ve nokta atışı kontrol

Sayım listesinde “bu rafta 24 adet olmalı” yazıyorsa, sayımcı farkında olmadan o sayıyı doğrulamaya çalışır. Bu yüzden birinci sayım kör yapılmalıdır: Sayımcı beklenen miktarı görmez, yalnızca saydığını girer; sistem de ona sonucun tam, eksik ya da fazla olduğunu söyler. Böylece sayılan miktar gerçekten sayılmış olur.

Kontrol sayımında amaç değişir: Artık farkın nereden geldiğini bulmak gerekir. Bu aşamada sayımcı hatanın ayrıntısını görerek nokta atışı sayar. Adres de ilk sayan kişiden başka birine verilebilir; böylece aynı göz aynı hatayı tekrarlamaz.

Farklar nereden çıkar?

Fark, ancak nedeni bulunursa bir daha çıkmaz. En sık nedenler şunlardır:

• Yanlış adrese yerleştirme: Ürün depodadır ama başka bir rafta. Bir adreste eksik, yakın bir adreste aynı miktarda fazla varsa neden çoğu zaman budur.
• Kaydedilmeden yapılan hareketler: Belgesi kesilmeden verilen ürün, kaydı yapılmayan iade ya da transfer.
• Sevkiyat hataları: Siparişte olmayan bir ürünün ya da fazla adetin gönderilmesi; eksik sayım farkı olarak geri döner.
• Birim karışıklığı: Koli içi adedi farklı olan ürünlerin koli ya da adet olarak karıştırılması.
• Hasarlı ve ayrılmış ürünler: Sağlam stoktan ayrılan ama kaydı değiştirilmeyen ürünler.

Bu nedenlerin çoğu, hareketlerin barkodla kaydedilmesiyle sayım gününden önce önlenir.

Yıl sonu envanteriyle ilgili yasal yükümlülükleriniz ve sayım farklarının muhasebe kayıtlarına nasıl yansıtılacağı için mali müşavirinize danışın.

Yıl sonunu beklemeden: rassal sayım

Bütün depoyu yılda bir kez saymak, bütün farkları da yılda bir kez görmek demektir. O zaman da nedenini bulmak için çok geçtir. Rassal sayımda yıl boyunca, örneğin her hafta, rastgele seçilen bir grup adres sayılır. Böylece:

• Farklar ortaya çıktıkları günlere yakın bir zamanda yakalanır, nedeni bulunabilir.
• Depo durmaz; sayım günlük işin arasında, küçük parçalar halinde yapılır.
• Yıl sonu sayımına daha temiz kayıtlarla girersiniz ve farklar küçük çıkar.

Sayımlar arasında da kayıtları izlemek mümkündür: WMS ile ERP stoklarını karşılaştıran bir rapor, iki sistem arasında açılan farkı sayım gününü beklemeden gösterir.

Buyasoft WMS ile sayım

Buyasoft WMS'te sayım, bu yazıda anlattığımız şekilde planlanır ve el terminaliyle yapılır:

• Tam depo sayımı, ilk depo sayımı ve rassal sayım planları; ekibi ambara ya da adres aralığına göre atama
• Birinci sayım, kontrol sayımı ve yönetici sayımı; yeniden sayım yalnızca eksik ya da fazla çıkan adreslere, kontrol sayımı fark sıfırlanana kadar tekrarlanabilir
• Kontrol sayımında adresleri başka sayımcılara atama; sayımcı hatanın ayrıntısını görerek nokta atışı sayar
• Birinci sayımda el terminali beklenen miktarı göstermez, yalnızca sonucun tam, eksik ya da fazla olduğunu bildirir
• Sayılan, WMS ve ERP miktarları yan yana; onayla adres stokları güncellenir
• Adres listesini Excel'den yükleme, adres etiketlerini toplu basma; adres bazında stok ve WMS ile ERP stok karşılaştırma raporları

Sayımın doğruluğu depoyla sınırlı kalmaz. Bayileriniz stoğu Buyasoft B2B portalında depo depo görür ve portal stoğu ERP'nizden alır; kayıtlar ne kadar doğruysa bayiye gösterilen stok da o kadar doğru olur. Satış ekibiniz de Buyasoft CRM ile aynı platformda çalışır. Buyasoft WMS; Logo, Netsis, Mikro, SAP ve diğer ERP'lerle birlikte çalışır.

Sık sorulan sorular

Sayım sırasında depo tamamen durmalı mı?

Tam depo sayımında genellikle evet: Sayım boyunca mal kabul ve sevkiyat durdurulur. Ambar ya da adres aralığı sayımında çoğu zaman yalnızca sayılan bölümdeki hareketleri durdurmak yeterlidir; rassal sayım ise günlük işin arasında yapılır.

Bir adres kaç kez sayılmalı?

Tutan adresler bir kez. Eksik ya da fazla çıkan adresler kontrol sayımına gider; kontrol sayımı, fark sıfırlanana kadar tekrarlanabilir. Böylece emek, gerçekten sorunlu adreslere harcanır.

WMS'e geçerken ilk sayımı nasıl yaparız?

Adres listenizi Excel'den yükleyip adres etiketlerini toplu basarsınız; ürünler ve barkodlar ERP'nizden gelir. Ardından ilk depo sayımı planıyla ekibiniz her adresi el terminaliyle sayar; sayılan miktarlar ERP'deki miktarlarla yan yana görünür, onayladığınızda adres stoklarınız oluşur.

Sayım için el terminali gerekiyor mu?

Evet. Buyasoft WMS'te sayım, Android cihazlarda çalışan el terminali uygulamasıyla, adres ve ürün barkodları okutularak yapılır. Sayılan adreslerin takibi, kör sayım ve kontrol sayımları bu sayede mümkün olur.