WMS ile ERP arasındaki fark: Deponuz için hangisi, ne zaman?

Depo büyüdükçe aynı soru gelir: “ERP'mizde zaten stok modülü var, ayrıca bir WMS'e neden ihtiyacımız olsun?” Kısa yanıt şu: ERP stoğun ne kadar olduğunu bilir; WMS ise nerede olduğunu, kimin elinden geçtiğini ve doğru koliye girip girmediğini. Bu yazıda farkı ayrıntısıyla ele alıyor, iki sistemin birlikte nasıl çalıştığını anlatıyoruz.

ERP ne yapar, WMS ne yapar?

ERP: şirketin kayıt sistemi

ERP (kurumsal kaynak planlama), şirketin ortak kayıt sistemidir. Cari hesaplar, faturalar, siparişler, ürün kartları, fiyatlar ve muhasebe kayıtları ERP'de tutulur. Stok açısından ERP'nin yanıtladığı soru şudur: Hangi depoda, hangi üründen ne kadar var ve bu stok hangi belgelerle girip çıktı?

WMS: deponun yönetim sistemi

WMS (warehouse management system, depo yönetim sistemi) deponun içindeki işi yönetir. Her ürünün bir adresi vardır; mal kabul, yerleştirme, toplama, sevk kontrolü ve sayım el terminaliyle, barkod okutularak yapılır. WMS'in yanıtladığı soru başkadır: Bu ürün tam olarak nerede, kim hangi sırayla toplayacak ve doğru ürün doğru koliye girdi mi?

Nerede kesişirler?

İki sistem de ürünleri, stokları ve siparişleri bilir; bu yüzden zaman zaman birbirinin yerine konuşulur. Fark, ayrıntı düzeyindedir:

Bazı ERP'lerde raf ya da lokasyon tanımları da bulunur. Ancak depodaki işi adım adım yönlendirmek, her adımı barkodla doğrulamak ve ekibin işini izlemek WMS'in işidir.

ERP'nin stok modülü neden WMS değildir?

Adres yönetimi: Stok tam olarak nerede?

ERP size merkez depoda kaç adet rulman olduğunu söyler, hangi rafta olduğunu çoğu zaman söylemez. WMS'te her ürünün bir adresi vardır ve stok adres bazında tutulur. Mal kabulde yerleştirme adresi önerilir, her hareket barkodla kayda geçer. Böylece ürünün yeri birkaç kişinin hafızasına bağlı kalmaz.

Toplama: Kim, neyi, hangi sırayla?

ERP'deki sipariş, depoda kimin hangi sırayla toplayacağını söylemez. WMS'te siparişler sevkiyat takvimine ve kesim saatine göre iş emrine dönüşür; birden çok sipariş tek iş emrinde birleşebilir ve toplayıcı, adres sırasına dizilmiş tek bir listeyle çalışır. Doğru adres okutulmadan ya da adreste yeterli ürün yokken bir sonraki adıma geçilmez.

Barkodla doğrulanan sevk kontrolü

Yanlış ürün ya da eksik adet çoğu zaman müşteriden geri dönünce fark edilir. WMS'te sevk kontrolünde her ürün barkodla okutulur, hata koli kapanmadan yakalanır. Koliler, ağırlıklar ve etiketler aynı ekranda hazırlanır.

Sayım: Adres adres, el terminaliyle

ERP'de sayım çoğu zaman listelerin elle sayılması ve sonuçların sisteme girilmesi demektir. WMS'te sayım adres adres el terminaliyle yapılır; sayımcı beklenen miktarı görmez, yalnızca sonucun tam, eksik ya da fazla olduğunu öğrenir. Yeniden sayım yalnızca farklı çıkan adreslere yaptırılır; sayılan, WMS ve ERP miktarları yan yana görünür.

ERP ve WMS birlikte nasıl çalışır?

İki sistem birbirinin rakibi değil, tamamlayıcısıdır. İş bölümü nettir: ERP ürünlerin, müşterilerin ve siparişlerin kaynağı olarak kalır; WMS depoyu yönetir ve yaptığı işin sonucunu ERP'ye bildirir. Tipik bir akış şöyledir:

1. Sipariş ERP'de oluşur ya da bayi portalından ERP'ye aktarılır.
2. Siparişler, ürünler ve gelen irsaliyeler düzenli aralıklarla WMS'e aktarılır.
3. WMS siparişleri kurallarınıza göre iş emrine dönüştürür; ekip toplar, kontrol eder ve kolileri hazırlar.
4. Sevk edilen siparişlerin belgeleri, depo ve transfer fişleri ve eksik kalan (bakiye) siparişler ERP'ye geri gönderilir.

Böylece muhasebe ve satış ERP'deki kayıtlarla çalışmaya devam eder, depo da kendi işini kendi sisteminde yürütür; aynı bilgi iki kez girilmez.

WMS'e ihtiyacınız olduğunu gösteren işaretler

• Ürünün hangi rafta olduğunu yalnızca deneyimli çalışanlar biliyor.
• Yanlış ürün ya da eksik adet ancak müşteriden geri dönünce fark ediliyor.
• Sayım günler sürüyor, sonuçlar ERP'deki stokla tutmuyor.
• Bir siparişin ne durumda olduğunu öğrenmek için depoyu aramak gerekiyor.
• Depolar ya da şubeler arasındaki transferler kâğıt üzerinde takip ediliyor.
• Ürün çeşidi ve sipariş sayısı arttıkça depodaki hatalar da artıyor.

Bu işaretlerin ortak noktası şudur: Sorun ERP'nizde değil, ERP'nin yapmak için tasarlanmadığı işlerin elle yürütülmesindedir.

Hangisi, ne zaman?

Kısa yanıt: ERP her şirketin temelidir; WMS ise depo, işin darboğazı olmaya başladığında devreye girer.

Cari hesaplar, faturalar ve muhasebe için ERP'ye her durumda ihtiyacınız vardır. Tek ve küçük bir depoda, sınırlı sayıda ürünle çalışıyorsanız ERP'nin stok modülü işinizi görebilir. Ürün çeşidi, sipariş sayısı, depo sayısı ya da depo ekibi büyüdükçe adres, toplama, kontrol ve sayım işlerini elle yönetmek zorlaşır. WMS'in zamanı tam da bu noktada gelir.

Buyasoft WMS ERP'nize nasıl bağlanır?

Buyasoft WMS, ERP'nizle birlikte çalışan bir depo yönetim sistemidir. Siparişler ve belgeler ERP'nizden zamanlanmış aktarımlarla gelir; depoda olan her hareket ERP'nize geri döner.

Depo ekibiniz mal kabul, yerleştirme, toplama, sevk kontrolü, sayım ve transferi el terminalinden, barkodla yapar; kulvar panosu ve dashboard her işin kimde ve hangi aşamada olduğunu gösterir. ERP'nize göre ayrıntıları Logo, Netsis, Mikro, SAP ve diğer entegrasyon sayfalarımızda bulabilirsiniz; listede olmayan bir ERP'ye de, veritabanına ya da servislerine erişim izni verdiği sürece bağlanırız.

Bayi siparişlerini Buyasoft B2B ile alıyorsanız bu siparişler de ERP'niz üzerinden depoya ulaşır; satış ekibiniz de Buyasoft CRM ile aynı platformda çalışır.

Sık sorulan sorular

WMS, ERP'nin yerini alır mı?

Hayır. WMS deponun işini yönetir; cari hesaplar, faturalar ve muhasebe ERP'de kalır. İki sistem birlikte çalışır, WMS'e geçmek için ERP'nizi değiştirmeniz gerekmez.

WMS için el terminali şart mı?

Depo işlemleri el terminali uygulamasıyla, barkod okutularak yapılır. Buyasoft WMS'te sevk kontrolü, toplu mal kabul ve yerleştirme gibi bazı işlemler web ekranlarından da yapılabilir.

Birden fazla depoyu tek sistemde yönetebilir miyiz?

Evet. Depolar, ambarlar ve adresler ayrı ayrı tanımlanır; depolar arası transferler transfer planlarıyla yönetilir. Birden çok firma da aynı sistemde çalışabilir.