Plasiyer takibi nasıl yapılır? Ziyaret, sipariş ve tahsilat tek sistemde

Satış müdürünün her hafta sorduğu soru aynıdır: Plasiyerler hangi müşterileri gördü, ne sipariş aldı, ne kadar tahsil etti? Yanıt telefonlardan, WhatsApp mesajlarından ve ay sonunda birleştirilen Excel dosyalarından toplanıyorsa resmin bir kısmı hep eksik kalır. Bu yazıda plasiyer takibinin neleri kapsaması gerektiğini, haftalık hangi raporlara bakılacağını ve bir plasiyer takip programında bunların nasıl bir araya geldiğini anlatıyoruz.

Plasiyer takibi ne demek?

Plasiyer takibi, saha satış ekibinin işini kayıtlardan izlemektir: planlanan ziyaretler ve sonuçları, bayiler adına alınan siparişler, yapılan tahsilatlar, onay bekleyen teklifler ve hedeflerin durumu. İyi kurulmuş bir düzende satış müdürü şu soruların yanıtını kimseyi aramadan bulur:

• Bu hafta hangi müşteriler ziyaret edilecekti, hangileri edildi, sonuç ne oldu?
• Hangi bayi adına ne kadar sipariş girildi; onay ya da ERP aktarımı bekleyen var mı?
• Ne kadar tahsilat yapıldı; bunun ne kadarı nakit, ne kadarı çek ya da senet?
• Hangi teklifler onay bekliyor, hangileri siparişe döndü?
• Her plasiyer hedefinin neresinde, primi hangi satıştan ve tahsilattan geliyor?

Excel ve telefonla takip nerede tıkanır?

Birkaç plasiyerlik bir ekipte Excel ve telefon bir süre idare eder. Ekip ve müşteri sayısı büyüdükçe aynı sorunlar tekrarlanır:

• Ziyaret planı bir dosyada, sonucu bir mesajda kalır; sonucu yazılmayan ziyaret hiç görünmez.
• Plasiyer müşterinin güncel borcunu ve açık faturalarını bilmeden kapıya gider, tahsilatı konuşamaz.
• Sahada alınan sipariş telefonla merkeze okunur, ERP'ye yeniden yazılır; fiyat ve iskonto hataları faturadan sonra fark edilir.
• Çek ve senet bilgileri kâğıtta kalır, hangi faturanın kapandığı belirsizleşir.
• Hedef ve prim ay sonunda elle hesaplanır, rakamlar tartışma konusu olur.
• Plasiyer ayrıldığında müşteri geçmişi de onunla birlikte gider.

Sorun plasiyerde değil, bilginin dağınık olmasındadır. Çözüm, her kaydın iş yapılırken tek bir sisteme girilmesidir.

Ziyaretten prime: Neler kayıt altına alınmalı?

Buyasoft CRM'de aşağıdaki kayıtların hepsi aynı müşteri kartına bağlanır; plasiyer kendi müşterilerini, yönetici ekibinin tamamını görür.

Ziyaret planı ve sonucu

Ziyaret iki adımda kaydedilir: önce plan, görüşmeden sonra sonuç. Sonuç girildiğinde ziyaret tamamlandı, ertelendi ya da iptal edildi olarak kapanır. Ziyaret amacı, görüşme özeti, sonraki adım ve beklenen sipariş tutarı gibi alanları işinize göre siz belirlersiniz.

Yönetici ekibine ziyaret atayabilir; telefon görüşmesi gibi plansız işler tek adımda, notuyla girilir. Tarihi geçtiği hâlde hâlâ bekleyen ziyaretler sonucu girilmemiş ziyaretlerdir; kaydedeceğiniz bir filtreyle bunları her hafta tek tıkla listelersiniz.

Ziyaretten önce müşteri kartı

Plasiyer ziyarete gitmeden müşterinin toplam ve geciken borcunu, vadesi gelmemiş tutarını ve ortalama vadesini görmelidir. Son faturalar ve ürün hareketleri ERP'den gelir; plasiyer müşterinin en son neyi, hangi fiyattan aldığını bilerek konuşur. İletişim kişileri, telefon numaraları ve dokümanlar da aynı karttadır.

Bayi adına sipariş

Plasiyer B2B bayi portalına kendi kullanıcısıyla girip bayisini seçer; sepette bayinin fiyatları, iskontoları ve kampanyaları geçerli olur. Plasiyerin uygulayabileceği iskontoyu ve son alış fiyatına göre kârlılık alt sınırını siz belirlersiniz; sınırı aşan değişiklik sepette engellenir.

Risk limiti ve vadesi geçmiş borç sipariş anında ERP'den kontrol edilir, kurala uymayan sipariş onaya düşer. Sipariş listesinde siparişi bayinin mi, plasiyerin mi verdiği görünür; bayi portaldan kendisi sipariş verdiğinde temsilcisine e-posta gider.

Tahsilat

Tahsilat tipiyle girilir: nakit, çek, senet, kredi kartı ya da havale. Plasiyer tutarı yazdıkça müşterinin açık faturalarından hangilerinin tamamen, hangilerinin kısmen karşılandığı renkle işaretlenir. Çek ve senette vade ve ciro bilgileri istenir; çek vadesinin müşterinin ortalama vadesini aşmamasını da şart koşabilirsiniz.

Çek ya da dekont dosyası tahsilata eklenir; onaylanan tahsilat ERP'ye aktarılır, aktarım durumu listede görünür. Kartla ödemeyi plasiyer bayi adına portaldan da alabilir; ayrıntılar B2B online tahsilat sayfamızda.

Teklif ve onay

Teklif isteyen müşteriye teklif CRM'den, bayinin koşullarıyla hazırlanır. Özel fiyat ya da özel iskonto içeren, belirli bir tutar aralığındaki ya da belirli müşteri gruplarına verilen teklifler kurallarınıza göre yöneticinin onayına düşer; gerekirse birden çok onay adımı kurulur. Kabul edilen teklif tek tıkla siparişe dönüşür.

Hedef, puan ve prim

Hedef ölçülebilir olmalıdır: aktivite sayısı, ciro, satış miktarı, tahsilat tutarı, farklı müşteri ya da farklı ürün sayısı. Hedefi plasiyere, departmana ya da müşteriye; yıllık, çeyreklik ya da aylık verirsiniz, yıllık hedefi aylara da bölebilirsiniz. Farklı müşteri hedefine bir alt tutar koyarsanız bu tutarın altında alım yapan müşteri sayılmaz.

Puan ve primler ERP'deki gerçek satış ve tahsilatlardan, ürün ve müşteri gruplarına göre belirlediğiniz oranlarla hesaplanır; çarpan kurallarıyla hedef gerçekleşmesine de bağlanabilir. Her plasiyer puanının hangi satıştan ve tahsilattan geldiğini kendi ekranında görür. İsterseniz bayiler de kendilerine verilen hedefi B2B portalında izler.

Haftalık toplantıda hangi raporlara bakılır?

Toplantıdan önce her soruya bir rapor eşleyin. Buyasoft CRM'deki hazır raporlardan bazıları:

Raporları plasiyere, departmana ya da müşteriye göre süzer, Excel'e aktarırsınız; istediğiniz raporu belirlediğiniz saatlerde e-postayla da alabilirsiniz. Satış zaman karşılaştırma raporu ise her plasiyerin iki dönemdeki satışını yan yana koyar.

Buyasoft CRM ile plasiyer takibi

B2B bayi portalı ile Buyasoft CRM aynı platformdadır; bayiler, temsilci atamaları ve fiyat koşulları iki tarafta ortaktır. Siparişler ve tahsilatlar ERP'nize aktarılır; Logo, Netsis, Mikro ve SAP başta olmak üzere 15'ten fazla ERP ve muhasebe yazılımıyla çalışırız. Kurulumda sistemi ERP'nize bağlıyor, şunları sizinle birlikte tanımlıyoruz:

1. Temsilci atamaları Hangi bayinin hangi plasiyere ait olduğu; plasiyer portalda yalnızca kendi bayilerini seçer.
2. Ziyaret tipleri Müşteri ziyareti, telefon görüşmesi, toplantı; her birinin plan ve sonuç alanları.
3. Sınırlar ve onay kuralları Plasiyerin iskonto ve kârlılık sınırları, onaya düşecek sipariş ve teklifler.
4. Tahsilat tipleri Nakit, çek, senet, kredi kartı ve havaleden hangilerinin, hangi para birimleriyle kullanılacağı.
5. Hedefler ve puan kuralları Hedefler tek tek ya da Excel'den toplu; puan oranları ve çarpanlar.

Plasiyer izne çıktığında müşterilerini temsilci delegasyonuyla başka bir kullanıcıya açar, ayrıldığında yeni temsilciye atarsınız; geçmiş kayıtlar yerinde kalır.

Plasiyerler Buyasoft CRM uygulamasıyla (iOS ve Android) müşterilerini telefondan görür, ziyaret sonucunu oradan girer; takıldıkları yerde CRM panelindeki MeerChat yapay zekâ destek asistanına sorarlar.

Siparişleri depoda barkodla toplamak için Buyasoft WMS de aynı ERP'yle çalışır. Saha ekibine özel ayrıntılar Plasiyer CRM sayfamızda.

Sık sorulan sorular

Eski borcu tahsil eden plasiyere farklı prim verilebilir mi?

Evet. ERP'niz tahsilatın hangi faturaları kapattığını aktarıyorsa, tahsilatın bu ayın faturalarını kapatan kısmına bir, geçmiş ayların faturalarını kapatan kısmına başka bir puan oranı tanımlarsınız. Böylece geçmiş ayların borcunu kapatan tahsilatı ayrıca ödüllendirebilirsiniz.

Excel'deki hedefleri sisteme nasıl aktarırız?

Hedef listesini şablon olarak Excel'e aktarır, değerleri doldurup geri yüklersiniz. Dosyada hatalı bir satır varsa dosya yüklenmez ve hangi satırda ne hata olduğu raporlanır.