Müşteriyi kazanmak için ek iskonto vermek isteyen temsilci hızlı yanıt bekler; satış müdürü kârlılığı, finans ekibi tutarı ve riski düşünür. Onay bir düzene bağlı değilse ya her teklif telefonda, e-postada veya WhatsApp'ta onay bekler ya da iskontolar kimseye sorulmadan verilir. Teklif onay süreci bu kararı kurallara bağlar: Kurala takılmayan teklif beklemeden kesinleşir, takılan teklif doğru kişinin onayına gider ve her adım kayıt altında kalır.
Teklifler neden onaydan geçmeli?
Her teklif onay gerektirmez. Liste fiyatıyla ve müşterinin kendi koşullarıyla hazırlanan bir teklifi yöneticinin tek tek görmesi yalnızca zaman kaybettirir. Onay; fiyatın ya da iskontonun standardın dışına çıktığı, tutarın büyüdüğü ya da müşterinin özel koşullarla çalıştığı tekliflerde anlam kazanır.
Aşağıdakiler size tanıdık geliyorsa onayı kurallara bağlamanın zamanı gelmiştir:
- İskonto onayı telefonda ya da mesajla veriliyor; kimin neyi onayladığı kayıtlı değil.
- Yönetici her teklifi görmek zorunda kalıyor, basit teklifler de onu bekliyor.
- Temsilciler onay almadan iskonto verip teklif gönderebiliyor.
Onay kuralı neye bakar?
Onay kuralları Buyasoft CRM panelinde, Teklif İşlemleri menüsünde tanımlanır. Temsilci teklifi hazırlayıp “Final” durumuna, yani müşteriyle paylaşılmaya hazır hâle getirmek istediğinde kurallar kontrol edilir.
Bir kuralda şu koşulları tek tek ya da birlikte kullanabilirsiniz:
| Koşul | Neye bakar? | Örnek kullanım |
|---|---|---|
| Gönderen ve onaylayan | Teklifi kim gönderiyor, kim onaylayacak? | Satış temsilcileri gönderir, bölge müdürü onaylar |
| Özel fiyat | Bir kalemin fiyatı elle değiştirilmiş mi? | Liste dışı fiyat her zaman onaydan geçer |
| Özel iskonto | Kaleme, koşul iskontoları dışında bir iskonto eklenmiş mi? | Ek iskontolu teklifler satış müdürüne gider |
| Tutar aralığı | Genel iskonto düşülmüş toplam, belirlediğiniz aralıkta mı? | Belirli bir tutarın üstü finans onayına düşer |
| Müşteri grubu | Müşteri, seçtiğiniz gruplardan birinde mi? | Kurumsal müşterilerin teklifleri ilgili müdüre gider |
| Sevk süresi, sıfır fiyat | Kalemlerde sevk süresi ya da sıfır fiyat var mı? | Sıfır fiyatlı kalem onaysız çıkmaz |
Kurallar öncelik sırasıyla kontrol edilir ve teklife uyan ilk kural uygulanır; hiçbir kural uymuyorsa onay gerekmez, teklif doğrudan kesinleşir. Tutar koşulu, kuralın para birimiyle hazırlanan tekliflerde çalışır.
Çok adımlı onay nasıl kurulur?
Tek onaylayan yetmediğinde sonraki adımı da kuralla kurarsınız. Onaylayan kişi teklifi onayladığında sistem onu yeni gönderen kabul eder ve kuralları yeniden kontrol eder: Uyan başka bir kural varsa teklif sıradaki onaylayana gider, yoksa kesinleşir. Örneğin şu iki kural temsilciden bölge müdürüne, oradan finansa uzanan bir zincir kurar:
- Kural 1: Satış temsilcilerinin özel iskontolu teklifleri bölge müdürünün onayına gider.
- Kural 2: Satış temsilcilerinin ve bölge müdürünün gönderdiği 250.000 TL ve üzerindeki teklifler finans müdürünün onayına gider.
Bu düzende özel iskontolu büyük bir teklif önce bölge müdürüne, sonra finansa; özel iskontosu olmayan büyük teklif doğrudan finansa gider. İki koşula da uymayan teklif beklemeden kesinleşir.
Onaylayan kişi, teklifi geri çevirmek yerine kalemleri, fiyatları ve iskontoları kendisi de düzeltebilir. Reddedilen teklif taslak olarak kalır; temsilci düzeltip yeniden Final'e aldığında kurallar baştan kontrol edilir.
Kim haberdar olur, kayıt nerede kalır?
Teklif onaya düştüğünde teklif sahibine ve onaylayacak kişilere e-posta gider; çok adımlı onayda bu e-posta her adımda yinelenir. Onay ya da red sonucu da teklif sahibine e-postayla bildirilir. Teklif numarası, müşteri, tutarlar ve teklife giden bağlantı, sizin düzenlediğiniz e-posta şablonunda yer alabilir.
Onaylayan kişi, teklif listesindeki “Onayımı bekleyenler” filtresiyle kendisini bekleyen teklifleri görür. Finans müdürü satış ekibinin tekliflerini normalde görmüyor olsa bile onayına sunulan teklifi açabilir.
Her teklifin Onay Geçmişi sekmesinde onayı kimin, ne zaman gönderdiği, kimlerin onaylayabileceği, kimin onayladığı ya da reddettiği ve yazdığı açıklama tarih sırasıyla durur. Müşteri değişiklik isterse teklif revize edilir: Yeni versiyon açılır, eskisi değiştirilemez şekilde saklanır.
İskontoyu kim, ne kadar verebilir?
Onay kuralları istisnaları yakalar; iskontoyu kimin verebileceğini ise yetkiler belirler. Teklifteki ürünlerin fiyatı ve iskontosu müşterinin koşullarından gelir. Kalemin fiyatını değiştirmek için “Özel fiyat tanımla”, ek iskonto girmek için “Özel iskonto tanımla” yetkisi gerekir. Elle girilen fiyat ve iskonto kalemde ayrıca etiketlenir; onaylayan kişi hangi indirimin standart, hangisinin pazarlık sonucu olduğunu bir bakışta görür.
Temsilci bayi adına Buyasoft B2B portalından sipariş verirken de sınırı siz koyarsınız: Kullanıcı iskonto sınırlamasıyla temsilcinin uygulayabileceği en yüksek iskontoyu ve son alış fiyatına göre en düşük kârlılığı müşteri grubu, ürün grubu, müşteri ya da ürün bazında belirlersiniz. Sınırı mevcut kampanya ve koşul iskontolarıyla birlikte toplam iskonto olarak da uygulayabilirsiniz; sınırı aşan fiyata ya da iskontoya sistem izin vermez. Ayrıntılar Plasiyer CRM sayfamızda.
Onaylanan teklif siparişe nasıl dönüşür?
Onaydan geçen teklif kesinleşir; temsilci onu seçtiği şablonla yazdırır ya da PDF olarak müşteriyle paylaşır. Müşteri kabul ettiğinde teklif “Kabul edildi” durumuna alınır ve tek tıkla siparişe dönüşür:
- Tüm kalemler iskontoları ve sevk süreleriyle siparişe aktarılır; fiyatlar teklifteki kurlarla müşterinin para birimine çevrilir.
- Teklif notu sipariş notu olur, teklif numarası siparişte referans olarak kalır.
- Teklif “Siparişe dönüştü” durumuna geçer ve artık değiştirilemez.
Onay bekleyen ya da reddedilen teklif siparişe dönüşmez. Yeni sipariş, listeye “Bekliyor” durumunda düşer; onaylandığında ERP'nize aktarılır, aktarım durumu da listede görünür. Siparişlerin depoda barkodla toplanıp kontrol edilmesi için Buyasoft WMS de aynı ERP'yle çalışır.
Sipariş onay kuralları neyi tamamlar?
Her sipariş tekliften gelmez: Bayiler B2B portalından kendileri sipariş verir, temsilciler de bayi adına. Sipariş verilirken kalan risk limiti ve vadesi geçmiş borç ERP'den sorgulanır; sepet tutarı, müşteri grubu, özel fiyat, özel iskonto ve temsilci indirimi gibi koşullara göre sipariş kendiliğinden onaylanır ya da incelemeye düşer.
Sipariş onay kurallarıyla da bir durum değişikliğini, örneğin “Bekliyor”dan “Onaylandı”ya geçişi, belirli kişilerin onayına bağlarsınız. Aynı geçiş için birden çok kural tanımlayarak önce satış müdürünün, ardından genel müdürün onayını isteyebilirsiniz. Onaylayanlara e-posta gider, her adım kayıt altına alınır; sipariş ancak onaylandıktan sonra ERP'ye aktarılır.
Kurarken nereden başlamalı?
- Bugünkü düzeni yazın Kim, hangi iskontoyu, hangi tutara kadar onaylıyor? İlk kurallarınız bu yanıtlardır.
- Müşteri gruplarını hazırlayın Özel koşullu müşteriler için ayrı kural gerekiyorsa önce grubu tanımlayın.
- Az kuralla başlayın Özel fiyat ve iskonto için bir kural, büyük tutarlar için bir kural iyi bir başlangıçtır.
- Sırayı ve para birimini kontrol edin Dar kapsamlı kuralları üste yazın; dövizli teklifler için her para birimine ayrı kural tanımlayın.
- Onay geçmişine bakın Bir süre sonra hangi tekliflerin onaya düştüğünü inceleyin, sınırları buna göre ayarlayın.
Kuralı kurarken takılırsanız panelin sağ alt köşesindeki MeerChat yapay zekâ destek asistanına sorun; bulunduğunuz sayfayı bilir, yanıtını o ekrana göre verir.
Sık sorulan sorular
Onaylanan teklif sonradan değiştirilirse ne olur?
Kesinleşen teklifi değiştirmek için onu taslağa alırsınız. Yeniden Final'e alındığında, değişiklik yapılmasa bile kurallar baştan kontrol edilir ve gerekiyorsa teklif yeniden onaya düşer. Revizyonlarda da aynısı geçerlidir.
Onay kurallarını kim değiştirebilir?
Onay kurallarını yönetmek ayrı bir yetkidir; kuralları yalnızca bu yetkiyi verdiğiniz kullanıcılar ekler ve değiştirir.
Kısacası: İyi kurulmuş bir teklif onay süreci yöneticiyi her teklife bağlamaz, ona yalnızca istisnaları getirir. Kurallar özel fiyatı, iskontoyu, tutarı ve müşteri grubunu kontrol eder; onaylar e-postayla ilerler, kayıtlı kalır ve kabul edilen teklif tek tıkla siparişe dönüşür.
Tekliflerinizi bugün nasıl hazırladığınızı, kimin neyi onayladığını ve ERP'nizi konuşalım; size özel bir demo hazırlayalım.
Ücretsiz demo isteyinya da bizi +90 216 277 70 80 numarasından arayın.