Bayileriyle çalışan pek çok dağıtımcıda gün benzer geçer: Siparişler telefonla, WhatsApp'tan ve e-postayla gelir; satış ekibi bunları tek tek ERP'ye yazar, her bayinin fiyatı ve iskontosu elle hesaplanır. İş büyüdükçe bu düzen hem yavaşlar hem de hataya açık hâle gelir. Bayi portalı, siparişi bayinin kendisine, kontrolü de kurallarınıza bırakarak bu yükü hafifletir.
Bayi portalı nedir?
Bayi portalı (B2B portal ya da B2B bayi satış portalı), bir üreticinin, distribütörün ya da toptancının yalnızca kendi bayilerine ve satış ekibine açtığı online sipariş sistemidir. Herkese açık bir e-ticaret sitesinden farkı, her bayinin kendi kullanıcısıyla giriş yapması ve yalnızca kendisi için geçerli bilgileri görmesidir: kendi fiyatları ve iskontoları, kendisine açılan ürünler ve depolar, cari bakiyesi ve vadesi geçmiş borcu.
İyi bir bayi portalı ayrı bir sistem gibi çalışmaz, ERP'nizdeki veriyle çalışır. Ürün, fiyat, stok ve cari bilgileri ERP'den gelir; portalda verilen siparişler ERP'ye geri aktarılır. Aynı bilgi iki yerde ayrı ayrı tutulmaz, çift kayıt ve elle aktarım olmaz.
| Konu | E-ticaret sitesi (B2C) | Bayi portalı (B2B) |
|---|---|---|
| Kim kullanır? | Siteye gelen herkes | Tanımlı bayiler ve satış ekibiniz |
| Fiyat | Herkese aynı fiyat | Bayiye, bayi grubuna ve ürün grubuna özel fiyat ve iskonto |
| Sipariş | Birkaç ürünlük sepetler | Çok kalemli, düzenli siparişler; kodla arama, Excel'den toplu yükleme |
| Ödeme | Sipariş anında | Cari hesaba, vadesiyle; istenirse kartla |
| Kontrol | Ödemenin onayı | Risk limiti, vadesi geçmiş borç ve onay kuralları |
Kimler bayi portalına ihtiyaç duyar?
Satışının önemli bir bölümünü bayiler, toptancılar ya da düzenli alım yapan kurumsal müşteriler üzerinden yapan her firma bayi portalından yararlanabilir. Özellikle:
- Geniş ürün yelpazesiyle çalışan distribütörler ve toptancılar
- Bayi ağı üzerinden satış yapan üreticiler
- Yedek parça gibi ürünün koduyla arandığı sektörler; örneğin otomotiv yedek parça
- Her bayiye farklı fiyat, iskonto ve vade koşulu uygulayan firmalar
Aşağıdaki cümlelerden birkaçı size tanıdık geliyorsa bayi portalının zamanı gelmiş demektir:
- Siparişler telefonla, WhatsApp'tan ve e-postayla geliyor; ekibiniz gün boyu sipariş yazıyor.
- Fiyat ve iskontolar elle hesaplanıyor, hatalar faturadan sonra ortaya çıkıyor.
- Risk limitini aşan bayinin siparişi fark edilmeden sevk ediliyor.
- “Borcum ne kadar?”, “Siparişim ne durumda?” telefonları bitmiyor.
Bayi portalı neyi değiştirir?
Bayiniz için
Bayi, mesai saatlerine bağlı kalmadan istediği an sipariş verir. Ürünü koduyla arar ya da Excel'den sepete toplu yükler; her ürünün yanında kendi net fiyatını ve depo bazında stok durumunu görür. Cari ekstresini, faturalarını ve siparişlerinin durumunu portaldan izler, isterse borcunu kartla öder. Sağlam ya da hasarlı ürün iadesini de portaldan başlatıp takip eder.
Satış ekibiniz için
Satış temsilcileri telefonda sipariş yazmak yerine satışa odaklanır. Plasiyer modunda temsilci, bayisini seçip onun adına sipariş verir; uygulayabileceği iskonto ve kârlılık sınırlarını siz belirlersiniz. Bulunamayan aramalar, sepetten çıkarılan ürünler ve arama yapıp sipariş vermeyen bayiler gibi raporlar da kaçan satışları ve aranması gereken bayileri gösterir.
Finans ve yönetim için
Her sipariş aynı kurallarla kontrol edilir: kalan risk limiti, vadesi geçmiş borç, kârlılık. Kurallara uyan siparişler kendiliğinden onaylanır, uymayanlar ilgili yöneticinin onayına düşer. Finans ekibi yalnızca istisnalarla ilgilenir; kartla yapılan tahsilatlar da ERP'ye aktarılır.
Bayi portalı seçerken nelere bakmalı?
Bayi portalları ilk bakışta birbirine benzer: ürün listesi, sepet, sipariş. Fark ayrıntıda ortaya çıkar. Demo görürken şu beş başlığı mutlaka sorun.
ERP entegrasyonu
Portal fiyatı, stoğu ve cariyi ERP'nizden almalı, siparişi de iskontolarıyla birlikte ERP'ye geri yazmalıdır. Sorulacak sorular:
- Ürün, fiyat ve stok bilgileri ne sıklıkla güncelleniyor; aralığı siz belirleyebiliyor musunuz?
- Risk limiti gibi kritik bilgiler sipariş anında ERP'den sorgulanıyor mu?
- ERP'nin verdiği belge numarası siparişe geri yazılıyor mu?
- Aktarım hata verirse ne oluyor, sipariş yeniden aktarılabiliyor mu?
Bayiye özel fiyat, iskonto ve kampanyalar
Portal; bayiye, bayi grubuna ve ürün grubuna özel fiyatları, %20 + %10 + %5 gibi zincir iskontoları, kademeli kampanyaları ve ödeme şekline göre indirim ya da vade farkını hesaplayabilmelidir. Önemli olan, bu koşulların her sepette aynı kurallarla uygulanması ve siparişin ERP'ye aynen aktarılmasıdır. Hangi bayinin hangi ürünleri ve depoları göreceğini de kurallarla belirleyebilmelisiniz.
Risk limiti ve onay kuralları
Sipariş anında kalan risk limiti ve vadesi geçmiş borç kontrol edilmeli, ERP'ye henüz aktarılmamış siparişler de hesaba katılmalıdır. Siparişi kimin onaya gönderdiğini, kimin onayladığını ve siparişin hangi koşulda durduğunu sizin kurallarınız belirlemelidir.
Online tahsilat
Bayinin borcunu ya da siparişini portaldan kartla ödeyebilmesi tahsilatı hızlandırır. Bankaların sanal POS'larıyla ve ödeme kuruluşlarıyla çalışan, 3D Secure ile ödeme alan, taksit ve vade farkını sizin kurallarınızla hesaplayan ve tahsilatı ERP'ye aktaran bir yapı arayın. Ayrıntıları B2B online tahsilat sayfamızda bulabilirsiniz.
Telefonda ve tablette kullanım
Bayi siparişini her zaman bilgisayar başında vermez; dükkânda, depoda ya da yolda telefonundan da verebilmelidir. Portalın her ekrana uyum sağlaması ve telefonda yalnızca gereken alanları göstermesi, kullanımı doğrudan etkiler.
Buyasoft B2B nasıl çalışır?
Buyasoft B2B, bayilerinizin ERP'nizdeki veriyle sipariş verdiği bir bayi satış portalıdır. Bayinin sepetinden ERP'nize giden yol dört adımdır:
- Bayi giriş yapar. Kendi fiyatlarını, depo stoklarını, kampanyalarını ve cari bakiyesini görür.
- Sepetini oluşturur. Ürünü koduyla arar ya da Excel'den toplu yükler; iskonto ve kampanyalar anında hesaplanır.
- Kurallarınız devreye girer. Risk limiti, vadesi geçmiş borç, kârlılık ve sipariş kotası kontrol edilir; gerekirse sipariş onaya düşer.
- Sipariş ERP'ye aktarılır. ERP'den dönen belge numarası siparişe kaydedilir; bayi siparişinin durumunu portaldan izler.
Buyasoft B2B; Logo, Netsis, Mikro, SAP ve daha birçok ERP ile iki yönlü çalışır. Tam listeyi Entegrasyon sayfamızda bulabilirsiniz.
Portal, Buyasoft CRM ile aynı platformdadır: Bayilerin portaldan verdiği siparişler, ödemeleri ve aramaları CRM'de görünür; portalın kurallarını da CRM'den yönetirsiniz. Siparişlerin depoda barkodla toplanıp kontrol edilmesi için Buyasoft WMS de aynı ERP'yle çalışır.
Portalı yöneten ekibiniz takıldığı yerde, panelin sağ alt köşesindeki yapay zekâ destek asistanı MeerChat'e sorabilir.
Sık sorulan sorular
Bayi portalı ile B2B e-ticaret aynı şey mi?
Çoğu zaman aynı anlamda kullanılır. B2B e-ticaret, firmalar arasındaki online satışın genel adıdır; bayi portalı ise bunun yalnızca bayilerinize açık, her bayinin kendi koşullarıyla sipariş verdiği biçimidir.
Bayi portalı ERP'nin yerini alır mı?
Hayır, ERP'nizle birlikte çalışır. Ürün, fiyat, stok ve cari bilgileri ERP'den gelir; siparişler, iade talepleri ve kartla yapılan tahsilatlar ERP'ye döner. Faturalarınız ve muhasebeniz ERP'de kalır.
Buyasoft B2B bulutta mı çalışıyor?
İkisi de mümkün: Buyasoft'u bulutta kullanabilirsiniz; isterseniz kendi sunucunuza kurarız.
Kısacası: Bayi portalı, siparişi bayinize, kontrolü kurallarınıza bırakan bir satış kanalıdır. ERP'nizle doğru çalıştığında satış ekibiniz sipariş yazmak yerine satış yapar, finans ekibiniz yalnızca istisnalarla ilgilenir.
Bayilerinizin bugün nasıl sipariş verdiğini, fiyat ve iskonto yapınızı ve ERP'nizi konuşalım; size özel bir demo hazırlayalım.
Ücretsiz demo isteyinya da bizi +90 216 277 70 80 numarasından arayın.